Veilig delen van informatie

Het toenemende gebruik van publieke opslag met file sharing systemen zoals Onedrive, Dropbox en  Google drive verhoogt het risico van dataverlies voor organisaties. Voor de medewerker geldt dat dergelijke middelen productiviteit verhogend zijn. Voor de organisatie is dit een zeer positieve ontwikkeling, aan de andere kant heb je als organisatie echter geen grip (meer) op de informatie. Waar bevindt de informatie zich? Er zijn tal van file-sharing voorzieningen en elke gebruiker heeft zo zijn voorkeur. Het risico op verlies van data wordt hiermee groter. En als er informatie verloren gaat weten we het niet. We zijn niet in staat te sturen op de risico’s, waarbij de standaard beveiligingsmaatregelen niet toereikend meer zijn.

Er zijn ook bedrijfsmatige commercieel producten beschikbaar, zoals Onedrive for Business, Syncplicity etc. alleen haal je daarmee de keuze vrijheid van de gebruiker weg en dit kan minder productief uitpakken. Hoe kunnen we optimaal de productiviteit van de gebruiker stimuleren en toch grip te hebben en afdoende beveiliging toe te passen op de bedrijfsinformatie?

Het risico aspect bij de bron oppakken is de enige oplossing. Door inzet van beveiliging op objectniveau. Hierbij wordt de beveiliging op de informatie zélf gezet tijdens het opstellen/opslaan van het document ongeacht welk medium gebruikt wordt voor de opslag. Op basis van inhoud worden documenten bij de bron automatisch geclassificeerd en versleuteld op basis van geldende organisatie beleidsregels. Na het opslaan van document kunnen uitsluitend bevoegde geautoriseerde personen het document kunnen inzien, bewerken, afdrukken en/of doorsturen.

Nou is classificatie heel ver uit te strekken, maar het basis principe van ‘intern’ versus ‘extern’ biedt in beginsel een effectieve aanpak. Hiermee bent u instaat om alleen personen van de eigen organisatie toegang te verlenen tot de gemaakte documenten ongeacht waar deze zijn opgeslagen.
Voordeel van beveiliging op informatie niveau is dat documenten alleen gedeeld kunnen worden met de personen waarvoor het bedoeld is conform de toegepaste beleidsregels. Kijkend naar de file sharing systemen en het gebruik daarvan, wordt hierdoor het risico verminderd van dataverlies of onbevoegde inzage.

Traxion kan u helpen om uw informatie beveiliging te verbeteren waarbij gebruikers vrij zijn om een file-sharing voorziening naar keuze te gebruiken.