In- en externe medewerkers van gemeente Utrecht krijgen vlot en eenvoudig toegang tot de systemen en gegevens die ze voor hun werk nodig hebben. In nauwe samenwerking met SITS|Traxion brengt de gemeente haar identiteits- en toegangsbeheer geleidelijk naar een steeds hoger niveau.
Met pakweg 375.000 inwoners is Utrecht de vierde gemeente van Nederland. Strak organiseren waar medewerkers toegang toe hebben, zowel fysiek als digitaal, is voor de gemeente van groot belang. Burgers moeten er immers op kunnen vertrouwen dat hun gevoelige gegevens veilig zijn en gemeentelijke processen betrouwbaar verlopen. Daarom dienen gemeentes volledig in control te zijn als het om informatieveiligheid en privacy gaat. Het is cruciaal dat medewerkers alleen maar toegang hebben tot de systemen en informatie die ze voor hun werk nodig hebben. Datzelfde geldt voor de fysieke toegang tot terreinen, gebouwen en ruimtes.
DomstadIT is verantwoordelijk voor de pakweg 700 IT-oplossingen van de gemeente Utrecht. In het verleden was het voor de gemeente niet altijd even makkelijk om het identiteits- en toegangsbeheer (Identity and Access Management of IAM) soepel te organiseren. Met het verstrekken, intrekken of aanpassen van toegangsrechten waren veel handmatige handelingen gemoeid. Ook waren de processen niet altijd even strak ingeregeld. Daardoor kon het zomaar gebeuren dat er toegangspassen in omloop waren van mensen die niet meer bij de gemeente werkten.
“Dat was geen kwade opzet hoor”, benadrukt Angéla de Graaff, medewerker van DomstadIT’s IAM-team. “Als iemand vertrok, gaf diegene zijn toegangspas aan z’n leidinggevende. Die legde de pas in de la en gaf hem door aan de opvolger. Na verloop van tijd heb je geen zicht meer op de passen die in omloop zijn.”
Om hier verandering in te brengen, ging de gemeente Utrecht aan de slag met een gestructureerde aanpak van Identity and Access Management. Na een zorgvuldige procedure koos de gemeente Utrecht voor de combinatie van IAM-oplossing Omada en de IAM-expertise van SITS|Traxion.
“Vervolgens onderzochten ze hoe dat beter en efficiënter kon. Dat deed SITS|Traxion in nauwe samenwerking met DomstadIT, maar ook met business. Samen dachten we alles goed door. Dat zorgde voor vertrouwen. Dit project is echt samen met de business tot stand gekomen.”
-Angéla de Graaff –
Omada is een krachtig IAM-platform dat het beheer van toegangsrechten heel eenvoudig maakt. Wanneer een applicatie eenmaal gekoppeld is met het platform, kunnen alle rechten voor zo’n applicatie via Omada geregeld worden. Door ook het toegangspassensysteem van de gemeente te koppelen met Omada, organiseer je tot welke terreinen, gebouwen en ruimtes de ruim 8.500 medewerkers en externen toegang hebben.
De Graaff was vanaf de start bij het project betrokken. “Dit is echt mijn baby”, vertelt ze. “Eerst heeft SITS|Traxion onze gemeentelijke processen uitgebreid geanalyseerd en op papier gezet. SITS|Traxion bekeek hoe processen verliepen en welke rollen onze organisatie kende. Vervolgens onderzochten ze hoe dat beter en efficiënter kon. Dat deed SITS|Traxion in nauwe samenwerking met DomstadIT, maar ook met de business. Samen dachten we alles goed door. Dat zorgde voor vertrouwen. Dit project is echt samen met de business tot stand gekomen.”
Nadat de gemeente IAM geïntroduceerd had, verliep het stap voor stap aansluiten van de applicaties wat uitdagender. “Niet elke afdeling had voldoende capaciteit om hier tijd en aandacht aan te besteden”, vertelt ICT Manager Michiel Boertje. “Bovendien zijn de verantwoordelijke applicatie-eigenaren in het primaire proces geen IT’ers. Mensen begrepen het belang van IAM niet altijd. Het is nou eenmaal een lastig onderwerp.”
Ondanks de wat hobbelige start, bracht het team een groot aantal belangrijke applicaties die essentieel zijn voor de dagelijkse gang van zaken bij de gemeente onder de veilige IAM-deken.
De belangrijkste oplossing die het team aansloot op Omada, was het HR-systeem. Omdat Omada integreert met de HR-omgeving is het managen, verstrekken en intrekken van rechten die samenhangen met de in-, door- en uitstroom van mensen eindeloos veel makkelijker geworden. Aan de hand van de informatie in het HR-systeem is immers precies duidelijk of iemand in dienst is van de gemeente Utrecht en tot welke gebouwen en systemen de medewerker op grond van z’n functie toegang moet hebben.
Medewerkers toegang geven tot de applicaties die gekoppeld zijn aan Omada is een fluitje van een cent geworden en gaat volledig buiten IT om. Boertje: “Managers regelen dit samen met HR. Voor leidinggevenden is het allemaal veel gebruiksvriendelijker geworden. Ook taken delegeren als je op vakantie gaat, is nu heel eenvoudig. Het is nu niet alleen goed georganiseerd, maar er is ook een duidelijk audit trail. Je kunt achteraf altijd bekijken wie op welk moment iets aangevraagd, gewijzigd of goedgekeurd heeft.”
“Managers regelen dit samen met HR. Voor leidinggevenden is het allemaal veel gebruiksvriendelijker geworden. Ook taken delegeren als je op vakantie gaat, is nu heel eenvoudig. Het is nu niet alleen goed georganiseerd, maar er is ook een duidelijk audit trail. Je kunt achteraf altijd bekijken wie op welk moment iets aangevraagd, gewijzigd of goedgekeurd heeft.”
– Michiel Boertje –
Omada biedt voldoende flexibiliteit om in te spelen op uitzonderingen, waar dat nodig is. “Het systeem is coulant. Bij de gemeente werken bijvoorbeeld veel stagiairs”, legt De Graaff uit. “Als een student bij de gemeente gewerkt heeft en voor het schrijven van zijn scriptie nog bij bepaalde gegevens moet kunnen, kun je dat eenvoudig regelen. Je krijgt geen salaris meer maar hebt nog wel toegang tot de data.” Overigens komt het ook voor dat iemand per direct geen toegang meer mag hebben tot de gebouwen en systemen van de gemeente. Ook dat is nu letterlijk met één druk op de knop geregeld.
Zowel De Graaff als Boertje kijken met plezier terug op de samenwerking met SITS|Traxion. De Graaff: “Het is een fijne partij. SITS|Traxion is een sparringpartner die meedenkt. Het is bovendien fijn dat iemand niet klakkeloos uitvoert wat je voorstelt, maar ook tegengas geeft en zegt: De Graaff, dit gaan we niet doen.” Daarnaast heeft De Graaff het gevoel dat zij en haar collega’s veel geleerd hebben van de samenwerking met SITS|Traxion. “We kunnen steeds meer zelf”, zegt ze. Bij de verdere doorontwikkeling van IAM bij de gemeente Utrecht blijft SITS|Traxion een belangrijke rol spelen. Boertje: “Ze houden ons scherp en wijzen ons op nieuwe ontwikkelingen. Zeker bij meer complexe vraagstukken blijft SITS|Traxion inhoudelijk betrokken. Wij zitten achter het stuur, zij zitten in de passagiersstoel als begeleider en coach.”
Bent u klaar om het volledige potentieel van Identity & Access Management te ontdekken? Ons team van experts is er om al uw vragen te beantwoorden en u te ondersteunen bij elke stap richting een succesvolle en veilige IAM-oplossing.
U kunt ons bereiken via sales.nl@traxion.com of op telefoonnummer 0418 – 653 883.
Wij helpen u graag verder!
Not sure where to begin? Start with our IAM Discovery, a thorough maturity assessment designed to give you a complete picture of your current IAM environment and a roadmap for the future.
Menu
